Sindicância interna por desvio de peças: roteiro seguro ao RH

Desvios em estoque, trocas indevidas e “sumiço” de acessórios são dores antigas no pós-venda. Este guia mostra como conduzir sindicâncias internas em concessionárias e revendas com segurança jurídica, LGPD e cadeia de custódia, reduzindo riscos trabalhistas e penais — sem paralisar a operação.

Contexto jurídico e cenário do setor

No dia a dia de peças, acessórios e garantia, diferenças de inventário podem sinalizar falhas processuais ou condutas dolosas. A apuração exige provas idôneas, respeito a direitos do empregado (dignidade, privacidade) e documentação rastreável. Quando mal feita, a sindicância invalida evidências, gera indenizações e enfraquece medidas disciplinares (inclusive justa causa). A LGPD se aplica ao uso de CFTV, logs de sistemas (DMS/ERP) e acesso a dados pessoais durante a investigação.

O que mudou / Problema que resolve

• Integração digital (DMS, CRM, NF-e) permite rastreabilidade fina, mas aumenta o risco de vazamento de dados se o RH não adotar controles e contratos com operadores.

• Cultura de compliance: políticas claras de revista não invasiva, CFTV sinalizado e uso corporativo de WhatsApp/ e-mail são hoje o padrão esperado.

• Ônus probatório: tribunais têm exigido lastro documental (OS, romaneios, logs, imagens) e coerência do procedimento para validar medidas disciplinares.

Quem é impactado e casos típicos

• Pós-venda/peças/garantia: saídas sem OS, “troca em garantia” sem peça defeituosa, KIT vendido a preço de item.

• Estoque/Controladoria: divergências em inventário rotativo, notas de devolução sem retorno físico.

• RH/Compliance/Jurídico: entrevistas, medidas cautelares, interação com polícia/seguradoras.

• Diretoria: decisões sobre sanções, comunicação externa e prevenção de novas ocorrências.

Procedimentos práticos (passo a passo)

1. Ativação e escopo: formalize a abertura (nº do caso, setores, período e riscos). Nomeie comitê (RH, Jurídico, Controladoria, Pós-venda).

2. Preservação imediata de evidências: congele acessos ao DMS, guarde imagens de CFTV pertinentes, separe OS/romaneios/notas e logs (quem lançou o quê e quando).

3. Cadeia de custódia: catalogue arquivos com hash/data; lacre físico de peças apreendidas; planilha de quem acessou cada evidência.

4. Medidas cautelares proporcionais: avaliar afastamento cautelar remunerado ou realocação temporária para proteger a apuração sem punição antecipada.

5. Plano de entrevistas: comece por testemunhas e responsáveis por controles; depois, ouça os envolvidos. Local reservado, presença de 2 membros do comitê, registro escrito, ciência do entrevistado.

6. LGPD na investigação: use só o mínimo necessário de dados; acesso por perfil; contrato com fornecedores de TI; nada de celular pessoal do empregado sem política prévia e consentimento.

7. Revistas e buscas: nunca íntimas; inspeções visuais e gerais, previamente previstas em política interna e com respeito.

8. Análise técnica: cruze OS, estoque, NF-e, garantia e CFTV; identifique modus operandi (ex.: troca simulada, venda fora do caixa, ajuste manual de estoque).

9. Relatório conclusivo: descreva fatos, evidências, contraditório oferecido, riscos e recomendações (sanções, capacitação, melhoria de controles, comunicação a seguradora/autoridade quando cabível).

10. Encerramento e prevenção: aplique medidas proporcionais; treine o time; atualize controles (dupla checagem, contagens cíclicas, bloqueios de perfil no DMS, autorização de descontos/garantias).

Erros comuns e como evitar

• “Flagrante preparado” ou indução: contamina a prova. Mantenha postura não provocativa.

• Exposição pública do empregado (grupos de WhatsApp/quadros de aviso): gera dano moral. Comunicação estritamente necessária.

• Acesso a contas pessoais (celular/e-mail) sem base: não faça. Use contas corporativas e políticas BYOD.

• CFTV sem aviso e retenção caótica: sinalize e defina prazos de guarda.

• Justa causa sem robustez: aplique graduação e registre evidências; envolva o Jurídico antes da decisão.

• Demora na apuração: evidências se perdem; defina SLA e marcos.

Como o Escritório pode ajudar

A A Sarmento & Advogados Associados apoia desde a abertura da sindicância até o relatório conclusivo: preservação de prova, entrevistas, análise de DMS/OS/CFTV, políticas de revista e BYOD, contratos com operadores (LGPD), interação com seguradoras/autoridades e condução de medidas disciplinares — sempre com foco preventivo e sem promessa de resultado.

FAQ

1) Posso conferir o celular pessoal de um empregado?
Não, salvo consentimento livre e específico em contexto com política prévia. Prefira dispositivos/contas corporativas e logs de sistema.

2) A entrevista pode ser gravada?
Pode, avisando o entrevistado e registrando o consentimento. Guarde a gravação com acesso restrito e prazo definido.

3) É obrigatória comunicação à polícia?
Depende do caso e da materialidade. Havendo indícios de crime, avalie boletim de ocorrência e interface com a seguradora.

4) Posso suspender preventivamente?
Sim, de forma proporcional e remunerada, quando necessário para proteger a apuração.

5) Quanto tempo guardar as evidências?
O necessário para responsabilização e prazos prescricionais aplicáveis. Adote cronograma de retenção e registre a eliminação.

Conclusão + CTA

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