Sindicância interna em concessionárias: passo a passo seguro e defensável

Resumo: Investigações internas sobre desvio de peças, fraudes em OS, uso indevido de benefícios ou assédio exigem método e documentação para evitar nulidades e litígios trabalhistas. Este guia traz procedimentos práticos, erros comuns e como integrar RH, Jurídico e gestores sem violar direitos.

Contexto jurídico e cenário do setor

Em concessionárias e redes de serviços, o ambiente de oficina, almoxarifado e caixa envolve bens de alto valor e processos sensíveis (OS, garantias, bônus). Quando surgem indícios de irregularidade, a sindicância interna é o instrumento para apurar fatos, resguardar provas e orientar decisões (medidas disciplinares, ajustes de processo, comunicação a autoridades). A apuração deve observar devido processo interno, proporcionalidade, privacidade (dados pessoais/LGPD) e não discriminação.

O que mudou / Problema que resolve

• Risco comum: investigação “informal” (prints avulsos, interrogatórios improvisados) que derruba justa causa e expõe a empresa a dano moral.

• Solução: instaurar procedimento padronizado com termo de abertura, plano de apuração, cadeia de custódia de provas e relatório conclusivo; integrar áreas (RH, Jurídico, TI) e comunicar com linguagem neutra e factual.

Quem é impactado e casos típicos

• Pós-venda/Oficina: divergência de peças aplicadas x faturadas, OS “fantasma”, garantia indevida.

• Almoxarifado/Peças: quebras de estoque recorrentes, retirada sem autorização, etiquetas duplicadas.

• Vendas/Financeiro: comissão sobre venda cancelada, adiantamentos, cartões corporativos.

• RH/Compliance: assédio, discriminação, conflito de interesses.

Procedimentos práticos (passo a passo)

1. Abertura formal

   • Termo de instauração com objeto, escopo, responsáveis, prazos e salvaguardas (confidencialidade).

2. Plano de apuração

   • Defina hipóteses e fontes de evidência: logs do DMS/ERP, câmeras, controle de acesso, inventários, OS, e-mails corporativos, entrevistas.

3. Preservação e cadeia de custódia

   • Imediata retenção de mídias (CFTV), bloqueio de usuários, espelhamento forense quando necessário. Registro de quem acessa o quê e quando.

4. Coleta documental

   • Extrair relatórios do sistema (aplicação x faturamento, movimentação de peças, descontos), cópias íntegras de OS e notas.

5. Entrevistas

   • Roteiro objetivo; dupla de entrevistadores; advertência sobre veracidade; evitar perguntas indutivas; ata assinada.

6. Análise e matriz de achados

   • Classifique evidências por consistência (alta/média/baixa) e gravidade; mapeie falhas de controle (processo, sistema, pessoas).

7. Medidas cautelares

   • Realoque funções ou afaste preventivamente quando necessário, com justificativa e prazo definidos; mantenha remuneração salvo previsão diversa e base legal robusta.

8. Relatório conclusivo

   • Fatos, evidências, normas internas atingidas, recomendações (disciplinares, civis, criminais, ajustes de processo). Linguagem técnica e descritiva, sem juízo depreciativo.

9. Decisão e comunicação

   • Comitê (RH + Diretoria + Jurídico) delibera; notificação ao empregado observando proporcionalidade e histórico; preserve sigilo.

10. Remediação e prevenção

    • Ajuste de perfis no sistema, inventário surpresa, trilha de auditoria, treinamento de líderes, reforço de políticas (estoque, OS, conflitos de interesse).

Erros comuns e como evitar

• “Inquérito” por WhatsApp → Centralize coleta em repositório corporativo; proíba grupos pessoais como fonte primária.

• Conclusões sem lastro documental → Use relatórios do sistema e fotos/vídeos preservados com metadados.

• Exposição pública do investigado → Comunicação estritamente necessária; evite “exemplos” em reuniões.

• Perguntas indutivas ou tom acusatório → Roteiro neutro; presença de duas pessoas na entrevista.

• Ignorar LGPD → Minimize dados sensíveis; acesso por perfil e log; descarte seguro após o prazo.

• Justa causa sem gradação → Avalie título de culpa, reincidência e proporcionalidade; cheque jurisprudência interna.

Como o Escritório pode ajudar

A A Sarmento & Advogados Associados estrutura protocolos de sindicância, conduz entrevistas técnicas, realiza auditorias documentais e de sistemas, produz relatórios conclusivos e assessora em medidas disciplinares e acordos, além de treinar lideranças para aplicar o procedimento com segurança jurídica — sem promessa de resultado, com foco preventivo.

FAQ

• Posso acessar e-mails corporativos do investigado?
  Sim, com política interna prévia, finalidade clara e registro de acesso. Evite conteúdos pessoais e respeite proporcionalidade.

• Quando afastar preventivamente?
  Se houver risco à apuração ou à operação. Defina prazo e condições documentadas.

• Preciso de advogado em entrevistas?
  Recomenda-se a presença do Jurídico para orientar método, garantir regularidade e reduzir contestações futuras.

• E se aparecer crime (ex.: apropriação, estelionato)?
  Preserve provas, não confronte além do necessário e avalie comunicação às autoridades com o Jurídico.

• Como tratar denúncias anônimas?
  Registre, faça triagem por plausibilidade e siga o mesmo rito de preservação e checagem.

Conclusão + CTA

Sindicâncias bem estruturadas protegem a empresa e asseguram decisões defensáveis. Precisa instituir protocolo, treinar líderes ou conduzir uma apuração sensível? Fale com a A Sarmento & Advogados Associados (Itabuna–BA). Atuação preventiva e contenciosa quando necessário.

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Conteúdo informativo. Cada caso exige análise específica. Atuação conforme normas da OAB e legislação aplicável.